Herken en verwerk inkomende documenten automatisch in uw logistieke software
De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) is niet meer te stoppen. Waar het praktische nut van AI een paar jaar geleden nog onzeker was, worden er inmiddels complete teksten geschreven met tools als ChatGPT. Maar AI gaat verder dan tekstgeneratie—ook in uw logistieke processen biedt het grote voordelen. Niet door teksten te schrijven, maar door ze te herkennen.
Toepassingen van Form Recognition
Van Document capture naar Form Recognition
Voordat we de mogelijkheden van AI verder verkennen, beginnen we met een belangrijke naamswijziging.
Onze vernieuwde oplossing heet niet langer Document Capture, maar Form Recognition. De naam sluit aan bij de Azure-technologie die we gebruiken en beschrijft direct wat de oplossing doet: gestructureerde formulieren herkennen en verwerken.
Dit vormt een waardevolle aanvulling op Document Capture Essentials, dat bijlagen toevoegt op basis van barcodeherkenning.
Binnen uw logistieke proces ontvangt u dagelijks een diversiteit aan documenten. Alleen al facturen van verschillende leveranciers hebben uiteenlopende lay-outs—een uitdaging voor traditionele OCR-software. AI-gestuurde Form Recognition leert patronen herkennen en wordt daardoor steeds slimmer.
Automatische verwerking van inkoopfacturen
De meest voor de hand liggende toepassing van Form Recognition is het herkennen van inkoopfacturen.
Hiermee worden niet alleen de algemene gegevens (zoals leverancier en totaalbedrag) herkend, maar ook de individuele factuurregels. Dit werkt zowel voor digitaal ontvangen facturen als voor ingescande versies.
Het resultaat? Facturen worden automatisch in uw software aangemaakt, waardoor u enkel nog controleert en eventueel aanvult.
Toch gaat het werkelijke voordeel verder dan alleen herkenning. De echte tijdswinst zit in de automatische verwerking van factuurregels.
Van factuurherkenning naar volledige automatisering
Om deze onderstaande voordelen te benutten, moeten de factuurgegevens compleet zijn en goed voorbereid in uw administratie. Denk bijvoorbeeld aan kostenregel-herkenning: dit werkt alleen als de kostenregels al in uw dossiers aanwezig zijn.
Van NOA’s tot douanedocumenten
Form Recognition is niet beperkt tot inkoopfacturen. Ook andere logistieke documenten kunnen automatisch worden herkend en verwerkt.
In veel processen bepaalt de inhoud van een PDF bij welke order of dossier het hoort, waarna het dossier een nieuwe status krijgt.
Diverse klanten gebruiken Form Recognition al voor:
• Notices of Arrival (NOA’s)
• Uitvoergeleidingsdocumenten van de Douane (EX A)
Daarnaast groeit de vraag naar het verwerken van andere Douanedocumenten, NVWA-formulieren en documenten die in (lucht)havens worden gebruikt.
Terwijl u dit leest, worden nieuwe AI-modellen getraind en toegevoegd, zodat uw processen nóg soepeler verlopen.
Form Recognition: dé oplossing voor alles?
Het korte antwoord: ja, in veel gevallen wel. Form Recognition is breed inzetbaar en levert in meer dan 99% van de gevallen foutloze tekstherkenning. Toch is het niet altijd de meest efficiënte oplossing.
Stel, u ontvangt van een specifieke leverancier slechts vier facturen per jaar, waarvoor een handmatige verwerking tien minuten kost. In zo’n geval weegt het programmeerwerk voor een geautomatiseerde oplossing niet op tegen de tijdswinst.
Of misschien ontvangt u van bepaalde leveranciers wekelijks facturen. Vraag dan eens of ze deze in UBL of XML kunnen aanleveren. Net zoals klanten die hun opdrachten standaard in PDF sturen: wellicht kunnen zij eenvoudig overstappen op CSV of XML.
Voor frequente communicatie kan EDI (API)-integratie zelfs een betere optie zijn. Dit lijkt misschien complexer dan AI-gestuurde tekstherkenning, maar het kan onnodige ruis wegnemen.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Form Recognition? Of wilt u op een andere manier uw communicatie met klanten en leveranciers automatiseren?
Neem vrijblijvend contact met ons op!