Toujours les dernières informations disponibles. Pas de travail de saisie inutile et fastidieux. Et des mises à jour automatiques pour les clients concernant leurs marchandises. Cela ressemble à une utopie. Cependant, avec l'aide des intégrations, vous pouvez facilement réaliser tout cela. Via notre plateforme DataHub, vous pouvez communiquer avec tous les clients, fournisseurs et autres organisations. Des boutiques en ligne aux douanes, et du système de votre client à votre logiciel de comptabilité externe. Automatiquement via l'EDI. De cette façon, vous gagnez du temps et minimisez les erreurs commises lors de la saisie des données.

Mieux vaut prévenir que guérir ! Par conséquent, vous vérifiez également si vous avez attaché vos lacets avant de commencer à courir, au lieu de les attacher une fois que vous avez trébuché, n'est-ce pas ? De la même manière, vous pouvez souvent le faire facilement pour les données que vous traitez également.

S'attaquer aux problèmes à la base

Résoudre une erreur une fois n'est évidemment pas un problème. Vous pouvez le faire rapidement. Il en va autrement lorsque l'erreur est causée par un problème structurel. Cela démolit l'efficacité que vous avez acquise auparavant et vous devrez pousser l'eau en amont. Vous voulez éviter cela. Il faut donc éliminer les erreurs à la base : la saisie des données.

Valider l'entrée des données

Prenons l'exemple d'un ordre d'expédition. La boutique en ligne vérifie les coordonnées du client final avant de vous l'envoyer. De cette façon, votre client vérifie également l'adresse de livraison avant de vous la transmettre. Avec un changement de statut, vous pouvez ensuite ajouter vos propres contrôles. Par exemple, en anticipant sur le processus de transport : les références nécessaires sont-elles remplies ? De cette manière, vous validez toujours les données saisies, et vous et votre client évitez que le processus ne s'arrête ou qu'un colis ne soit pas livré.

Les données de base sont essentielles au bon déroulement du processus

Avant de traiter la commande, vous devez savoir si vos données de base sont correctes. Bien sûr, pas toutes, mais spécifiquement pour le processus dans lequel vous les utilisez. Il en va de même lorsque vous nouez vos lacets : vous vérifiez probablement une dernière fois le nœud de vos chaussures de course, tout en enfilant négligemment vos sabots.

Par exemple, vous souhaitez probablement vous concentrer sur les codes de référence du port lorsque vous saisissez des documents de fret maritime. Ou, sur les références du transporteur lors de l'affrètement. Ou, dans d'autres situations, sur les caractéristiques spécifiques de l'article du client. Vous voulez vérifier ces données lors de la saisie, comme pour le transport dans l'exemple ci-dessus. Lorsque ces données sont manquantes, votre processus va trébucher et tomber alors que vous êtes déjà au point. Et ce alors que vous auriez pu savoir dès la première étape que vos lacets n'étaient pas attachés.

Pour toutes les données de base, vous pouvez configurer des flux de statut, en vérifiant les champs obligatoires pour le processus.

Prévenir les erreurs grâce à des données correctes

En bref, préalablement à votre processus et aux flux de communication associés, vous pouvez déjà éviter de nombreuses erreurs. Mettez en place des contrôles à cet effet. Ou passez des accords avec vos clients sur la fourniture des données. Avez-vous besoin d'aide pour configurer les flux d'état afin de vérifier automatiquement si tous les champs obligatoires sont remplis ? Contactez-nous via info@elevate-it.be. Our colleagues gladly help you out.