Via een GPRS-verbinding volgt de planningsafdeling de vrachtwagens op hun route. De planners zien waar vrachtwagens zich bevinden of er ergens vertraging optreedt en/of wie het dichtst bij een bepaalde zending in de buurt is. Op basis van realtime informatie passen ze daar de planning op aan. Daarnaast is tracking & tracing belangrijk voor een snelle en correcte informatievoorziening richting afzenders of ontvangers.

De chauffeur krijgt via een plansysteem de optimale ritvolgorde door op zijn boordcomputer. Als bijvoorbeeld door file het navigatiesysteem in de vrachtwagen herkent dat de volgorde of route wijzigt, dan kan een APS deze informatie doorrekenen en is men in staat, via een koppeling met het TMS-systeem, de afzenders en ontvangers over de gewijzigde aankomsttijd te informeren. De planningsafdeling wordt via een bericht in het TMS-systeem geïnformeerd als een chauffeur afwijkt van de geplande route of een bepaalde route niet volgens plan verloopt.