Een WMS 3PL-implementatie stap voor stap uitgelegd:
zo pakt ELEVATE het aan
zo pakt ELEVATE het aan
Een WMS-implementatie binnen een logistieke omgeving vraagt structuur, duidelijkheid en voorspelbaarheid. Zeker voor 3PL-organisaties waar dagelijkse operatie en klantbeloftes geen ruimte laten voor verrassingen.
In deze blog leggen we u uit hoe een WMS-implementatie bij ELEVATE verloopt.
Van getekende offerte tot stabiele go-live en overdracht naar support.
Preben Van den Borne, projectmanager bij ELEVATE, neemt u mee.
Hoe een WMS-implementatie bij ELEVATE start
Preben Van den Borne, projectmanager neemt u mee en toont hoe ELEVATE WMS implementaties beheersbaar, transparant en effectief houdt.
Wanneer begint een WMS-implementatie voor jou echt?
Voor mij start een implementatie pas op het moment dat de offerte ondertekend is. Vanaf dan neem ik als projectmanager het project volledig over en word ik het centrale aanspreekpunt voor de klant. Later in het traject is deze rol weggelegd voor onze consultants en volg ik het project van de zijlijn op.
Hoe is het projectmanagement bij ELEVATE ingericht?
We werken met een gecentraliseerde aanpak vanuit ons hoofdkantoor in Kontich. Omdat ELEVATE actief is in meerdere landen als exclusieve Boltrics-partner, is dat essentieel. Zo kan ik capaciteit, timing en kwaliteit niet alleen per project, maar ook over alle markten heen bewaken.
Ben je al betrokken vóór de officiële projectstart?
Indirect wel. Elke maand hebben sales en operations een Sales-to-Operations-overleg. Dat geeft mij een goed beeld van welke projecten eraan komen, hoe de bezetting eruitziet en waar mogelijke knelpunten zitten. Het is vooral een informerend moment, maar wel cruciaal om realistische planningen te kunnen maken.
Wat gebeurt er na de ondertekening?
Dan begint het echte werk. Ik neem de regie over het volledige traject en begeleid de klant samen met onze consultants doorheen alle fasen van de implementatie. In wat volgt leg ik uit hoe dat traject concreet is opgebouwd in acht duidelijke stappen.
Stap 1 – Sales to Ops overdracht
De getekende offerte is ontvangen. Het project gaat officieel van start.
Ik plan als eerst een overdrachtsmeeting met de salesverantwoordelijke. Na een korte, algemene toelichting over de klant bekijken we de offerte. We treden in detail over de scope met de daaraan gelinkte budgetten.
Eventuele extra aandachtspunten zoals bijvoorbeeld hardware die wij ook aanbieden komen aan bod.
Hiermee ga ik aan de slag om de eerste fundamenten vast te leggen: planning, toewijzing van de consultant en globale timing.
Daarna volgt een uitgebreide Sales to Ops-overdracht met het volledige projectteam.
Zo vertrekt iedereen met hetzelfde beeld en dezelfde afspraken.
Stap 2 – Check-in met de organisatie
Tijdens de check-in presentatie maak ik kennis met de klant en laat ik de klant gelijktijdig kennis maken met onze manier van werken. Los van deze kennismaking worden er nog heel wat praktische zaken afgestemd (planning, scope, locatie, …).
Het doel van deze meeting is helder; ons zo goed mogelijk voorbereiden om een succesvolle start van het project te realiseren.
Stap 3 – Kick-off en analysefase
De eerste projectdag.
Aan het begin van de dag geef ik een gestructureerde kick-off presentatie waarin de methodologie, planning en scope worden toegelicht. Ik start deze presentatie met een tour de table zodat het project team elkaar van het begin leert kennen. Aan het einde van de presentatie worden alle verantwoordelijkheden voor de project deelnemers duidelijk benoemd.
Na de kick-off neemt de consultant het over. Via een site visit en een grondige analyse brengen we de operationele processen in kaart zoals ze vandaag effectief verlopen. Niet enkel theoretisch, maar gebaseerd op de realiteit op de werkvloer. Deze analyse vormt de basis voor de WMS-configuratie.
Stap 4 – Simulatie I: de processen in het WMS
Na de analyse werken onze consultants enkele weken aan de configuratie. Zij vertalen de vergaarde informatie van de analyse naar onze software waarbij de focus ligt op 75 tot 80 procent van de bedrijf kritische processen.
Tijdens Simulatie I ziet men voor het eerst zijn eigen processen binnen het WMS. Dit moment vormt de fundering voor de verdere projectuitvoering.
Ik kader waar we staan binnen de WMS-implementatie, welke onderdelen binnen scope vallen, welke stappen te volgen en wie wanneer betrokken wordt. Dat creëert rust en duidelijkheid voor alle stakeholders, operationeel én strategisch.
Stap 5 – Project follow-up en realisatie
Vanaf dit moment draait het project op kruissnelheid.
De consultant werkt gemiddeld drie dagen per week samen met uw team. Key users bouwen kennis op terwijl de configuratie verder wordt verfijnd.
Mijn rol bestaat uit het bewaken van structuur en voortgang.
We werken met een gedeeld projectboard en plannen één- of tweewekelijkse opvolgmeetings. Tijdens deze sessies bespreken we de progressie, potentiële risico’s en alle kritische elementen richting go-live. Denk aan integraties, hardware, opleidingen, eindgebruikers, …
Zo behouden we controle over alle facetten van het project.
Stap 6 – Simulatie II: validatie en readiness
Dit is het eindexamen van de implementatie.
De key users tonen hoe zij het WMS dagelijks zullen gebruiken. Aan de hand van gerichte vragen toetsen we twee zaken af: de stabiliteit van de configuratie en het kennisniveau van de key users.
Ik start de dag met een korte introductie om het doel van de dag helder te scheppen. Aan het einde van de dag sluit ik het key moment af met een centrale vraag: zijn we klaar voor go-live?
Dit gesprek voeren we transparant en onderbouwd.
Stap 7 – Go-live van het WMS
Alles komt samen.
De go-live is het moment waarop operatie, configuratie en voorbereiding samenkomen.
Ik volg de go-live high level op en stuur bij waar nodig. De consultant ondersteunt dicht op de vloer.
Het doel is een gecontroleerde overgang met minimale impact op uw operationele werking en maximale stabiliteit vanaf dag één.
Stap 8 – Overdracht naar support
Na de go-live voorzien we een aftercareperiode. De consultant blijft ondersteunen tot de oplossing stabiel draait. Daarna volgt de formele overdracht naar onze supportafdeling. Samen met onze Support Lead bezoeken we de organisatie. We leggen uit hoe support werkt, hoe tickets opgevolgd worden en wat men mag verwachten. We sluiten deze fase af met het ondertekenen van het acceptatiedocument. Parallel plannen we Simulatie III. Dit is een interne sessie waarin de Lead Consultant de volledige configuratie overdraagt aan support, met specifieke aandacht voor afwijkingen of klant specifieke configuratie.
Wat u mag verwachten van een WMS-implementatie bij ELEVATE
U weet waar u staat. Altijd.
Bij ELEVATE kiezen we bewust voor een transparante en gestructureerde aanpak. Zo weet u op elk moment waar u staat, wat de volgende stap is en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Preben Van den Borne, projectmanager
Zo werkt deze aanpak voor uw 3PL-organisatie
Wilt u weten hoe deze aanpak er concreet uitziet
voor uw 3PL-organisatie?
Dan gaan we daar graag met u over in gesprek.
Laat hier uw gegevens achter en wij nemen zo snel
mogelijk contact met u op.