Zo voorkomt u foutmeldingen in het nieuwe jaar bij het boeken van inslagen, uitslagen en facturen
Het einde van het jaar is in zicht, wat betekent dat de drukke decemberperiode voor de deur staat. U bent ongetwijfeld bezig om het jaar soepel af te ronden. Wanneer dat gelukt is, is het belangrijk om het momentum vast te houden en goed aan het nieuwe jaar te beginnen. Een eindejaarscheck is daarbij essentieel. Zo start u goed voorbereid en voorkomt u onaangename verrassingen in januari.
Doe de eindejaarscheck
Er zijn een aantal zaken die u tegen het einde van het jaar moet controleren om te vermijden dat uw operaties stilvallen op 1 januari. Als u deze instellingen niet aanpast, kunnen er foutmeldingen ontstaan.
Mocht dat toch gebeuren, staat ons ondersteuningsteam klaar om u te helpen.
Maar voorkomen is altijd beter dan genezen!
Zorg ervoor dat u minstens de volgende stappen nakijkt en waar nodig aanpast:
Foutmeldingen vermijden bij het boeken van ontvangsten en verzendingen
Menselijke fouten zijn snel gemaakt. Om dit te voorkomen, kunt u uw boekhoudinstellingen zo configureren dat boekingen enkel binnen het huidige boekjaar zijn toegestaan. Dit helpt om typfouten te vermijden.
Vergeet echter niet deze instelling aan te passen naar het volgende boekjaar. Als u dit niet doet, verschijnt er een foutmelding wanneer iemand ontvangsten of verzendingen probeert te boeken.
Om dit aan te passen, zoekt u in uw systeem naar ‘Algemene grootboekinstellingen’.
U wordt dan naar een scherm geleid waar u de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ en ‘Boeken toegestaan tot’ kunt invullen met de correcte data. Indien nodig kunt u individuele gebruikers specifieke boekingsperioden toewijzen via de gebruikersinstellingen. Zoek hiervoor naar ‘Gebruikersinstellingen’ en voer de aangepaste boekingsdata in voor de gewenste gebruiker.
Problemen voorkomen bij het aanmaken van facturen
Een nieuw jaar betekent ook een nieuwe factureringsperiode. Als uw huidige factureringsperioden lopen tot het einde van 2024, zult u problemen ondervinden bij het aanmaken van facturen in 2025. Om dit te voorkomen, moet u nieuwe perioden aanmaken in het ‘Factuurperiode-overzicht’.
In de tabel die verschijnt, selecteert u de factureringsperiode die u wilt aanpassen (bijvoorbeeld ‘Wekelijks’). Klik vervolgens linksboven op ‘Regels aanmaken’. Er verschijnt een reeks opties:
Vul in het veld ‘Aantal perioden’ in hoeveel nieuwe perioden u wilt aanmaken.
Definieer de lengte van de perioden met behulp van een code:
- ‘W’ staat voor week
- ‘M’ staat voor maand
- ‘J’ staat voor jaar
Als de periodelengte bijvoorbeeld één week is, gebruikt u de code 1W. Vul bij ‘Van datum’ de datum in die direct na de laatst ingevoerde periode valt. Het veld ‘Laatste datum’ kunt u leeg laten.
Dit proces stelt u in staat om automatisch perioden voor het komende jaar te genereren, wat u tijd bespaart in vergelijking met handmatige invoer. Iets wat u zeker zult waarderen in deze drukke tijd.
Bereid uw logistieke operatie voor op 2025
Zodra u ook uw nummerreeksen en contracten hebt bijgewerkt om overeen te stemmen met de nieuwe perioden, bent u volledig voorbereid om 2025 vol vertrouwen tegemoet te treden.
We wensen u alvast een fijne jaarwisseling!
